Verklagsreglur uppbyggingarsjóðs
Verklagsreglur vegna úthlutunar styrkja úr
Uppbyggingarsjóði Sóknaráætlunar Norðurlands eystra 2020-2024
I. Stjórnsýsla
1. Tilgangur
Uppbyggingarsjóður hefur það hlutverk að styrkja menningar-, atvinnuþróunar- og nýsköpunarverkefni, auk annarra verkefna sem falla að Sóknaráætlun Norðurlands eystra. Sjóðurinn stuðlar að jákvæðri samfélagsþróun, treystir stoðir menningar, eykur samkeppnishæfni landshlutans og stuðlar að sjálfbærni og jákvæðum umhverfisáhrifum.
2. Samkeppnissjóður
Uppbyggingarsjóður er samkeppnissjóður. Umsóknir eru metnar út frá markmiðum og áherslum Sóknaráætlunar Norðurlands eystra og þeim áherslum sem eru í þessum verklagsreglum. Starfsár sjóðsins miðast við almanaksárið. Styrkveiting úr sjóðnum fellur undir reglugerð ESB nr. 1407/2013 um að opinber stuðningur við verkefni skuli ekki fara yfir 200.000 evrur á hverju þriggja ára tímabili.
3. Úthlutunarnefnd
Ársþing SSNE skipar, samkvæmt tillögu stjórnar, þrjá fulltrúa í nefndina, þar af einn sem formann. Í úthlutunarnefnd sitja jafnframt formenn þeirra fagráða sem skipuð eru skv. 1. mgr. 16. gr. samþykkta SSNE. Þá skipar ársþing SSNE einnig, samkvæmt tillögu stjórnar, þrjá varamenn. Gæta skal að kynjasjónarmiðum við skipan úthlutunarnefndar.
Hlutverk úthlutunarnefndar er að velja þau verkefni sem styrkt verða, á grundvelli faglegs mats. Við úthlutun styrkja skal gæta jafnræðis, hlutlægni, gagnsæis og samkeppnissjónarmiða.
4. Framkvæmd
SSNE auglýsir eftir umsóknum í Uppbyggingarsjóð. Starfsmenn SSNE, í umboði stjórnar SSNE, taka við umsóknum og ganga frá þeim í hendur úthlutunarnefndar. Þeir gegna leiðbeinandi hlutverki gagnvart umsækjendum og ber að gæta jafnræðis. Þegar úthlutun er lokið sjá áðurnefndir starfsmenn um samskipti við styrkþega og eftirfylgni verkefna.
II. Verkefnaval
5. Úthlutunarferli
Að jafnaði eru styrkir auglýstir í október og þeim úthlutað einu sinni á ári, á fyrsta ársfjórðungi. Heimilt er að auglýsa aftur eftir umsóknum ef ástæða þykir til. Auglýsa skal eftir umsóknum um styrki á heimasíðu SSNE, auk staðbundinna auglýsingamiðla á starfssvæði sjóðsins.
6. Umsækjendur
Umsækjendur skulu vera lögráða einstaklingar, félagasamtök, fyrirtæki, stofnanir eða sveitarfélög á Norðurlandi eystra. Stofnanir, opinber hlutafélög og samtök í meirihlutaeigu ríkis eða sveitarfélaga skulu að jafnaði ekki vera leiðandi aðili í verkefnum styrktum af Uppbyggingarsjóði. Umsækjendur um stofn- og rekstrarstyrki á sviði menningar skulu vera lögaðilar.
7. Umsóknir
Umsóknum skal skilað á rafrænu umsóknarformi Uppbyggingarsjóðs Norðurlands eystra sem hægt er að nálgast á heimasíðu SSNE. Nauðsynlegt er að skráning í umsóknarkerfi sé á auðkenni umsækjanda. Í umsókninni skal vera greinargóð lýsing á verkefninu og markmiðum þess, verk- og tímaáætlun, ítarleg fjárhagsáætlun (kostnaðar- og tekjuáætlun) og upplýsingar um umsækjanda/umsækjendur. Mikilvægt er að kostnaðaráætlanir séu raunhæfar. Einnig skal koma fram hvernig verkefnið styður við markmið Sóknaráætlunar Norðurlands eystra 2020-2024. Úthlutunarnefnd áskilur sér rétt til að skilgreina hvort umsókn teljist til menningarmála, stofn og rekstrar eða atvinnuþróunar og nýsköpunar.
8. Fyrri verkefni
Umsækjandi skal hafa skilað lokaskýrslu vegna fyrri verkefna fyrir 5. janúar til að ný umsókn verði afgreidd af úthlutunarnefnd.
9. Viðmið um mat á verkefnum
Uppbyggingarsjóður lítur sérstaklega til verkefna sem jafna stöðu allra hópa samfélagsins; óháð kynþætti, þjóðernisuppruna, trú, lífsskoðun, fötlun, skertri starfsgetu, aldri, kynhneigð eða kynvitund. Leitast er við að veittir styrkir dreifist á svæðið allt. Við mat á umsóknum er stuðst við matsblað sem nálgast má hér.
Umsóknir þurfa að tengjast markmiðum Sóknaráætlunar Norðurlands eystra en auk þess er sérstaklega tekið tillit til umsókna sem falla að einni eða fleiri af eftirtöldum áherslum:
Á sviði atvinnuþróunar og nýsköpunar:
1. Verkefni sem stuðla að nýtingu auðlinda svæðisins til atvinnusköpunar.
2. Verkefni sem stuðla að nýsköpun á svæðinu.
3. Verkefni sem stuðla að samstarfi fyrirtækja, stofnana, hópa og/eða svæða.
4. Verkefni sem hafa mikil samfélagsleg áhrif.
5. Verkefni sem stuðla að sjálfbærni og jákvæðum umhverfisáhrifum
Á sviði menningar:
1. Verkefni sem hvetja til samstarfs einstaklinga, hópa, svæða, landa eða listgreina.
2. Verkefni sem fela í sér frumsköpun á sviði lista.
3. Verkefni sem efla atvinnustarfsemi á sviði menningar og lista.
4. Verkefni sem hafa mikil samfélagsleg áhrif.
5. Menningarverkefni sem styðja við aukna umhverfisvitund og sjálfbærni.
Við mat á stofn- og rekstrarstyrkjum á sviði menningar er litið til eftirtalinna þátta:
1. Verkefni sem stuðla að eflingu menningarstarfsemi og fjölgun atvinnutækifæra á svæðinu.
2. Verkefni sem stuðla að nýsköpun í menningarstarfi.
3. Verkefni til reksturs menningarstofnana sem ekki geta notið stuðnings úr opinberum sjóðum.
10. Styrkir
Uppbyggingarsjóður styrkir að jafnaði ekki meira en 50% af styrkhæfum heildarkostnaði verkefna. Styrkir úr Uppbyggingarsjóði eru þrennskonar;
a) verkefnastyrkir á sviði menningar
b) verkefnastyrkir til atvinnuþróunar og nýsköpunar
c) stofn- og rekstrarstyrkir á sviði menningar
Verkþættir og kostnaðarliðir sem nauðsynlegir eru við framkvæmd verkefna eru styrkhæfir að frátöldum þeim þáttum sem taldir eru upp í 11. gr.
11. Styrkir Uppbyggingarsjóðs taka ekki til eftirfarandi þátta:
1. Ekki er veittur styrkur til fjárfestinga í fyrirtækjum né til kaupa á lóð eða húsnæði.
2. Ekki er veittur styrkur til að kaupa tölvur eða almennan skrifstofubúnað.
3. Ekki er veittur styrkur til kaupa á aðföngum til framleiðslu sem ætluð er til sölu á markaði.
4. Ekki er heimilt að nota útseldan taxta til viðmiðunar við útreikning launa, heldur skal launakostnaður miðast við útborguð laun að viðbættum launatengdum gjöldum. Við mat á eigin vinnuframlagi skal reikna tímagjald að hámarki kr. 4.700. (Til hliðsjónar er meðaltal tímakaups úr flokkum B5 og C5 í reiknuðu endurgjaldi RSK)
5. Uppbyggingarsjóður veitir ekki stofn- og rekstrarstyrki til þeirra aðila sem lögum samkvæmt eiga rétt á styrkjum úr öðrum sjóðum.
6. Ekki eru veittir styrkir fyrir útgáfu geisladiska, fréttaveitur, undirbúning eða útgáfu bóka né skjalaskráningu. Ekki er heldur styrkt starfsemi íþróttafélaga, bæjarhátíðir, samkomur (s.s. tónleikar, minningarsamkomur, sýningar og málþing) án sýnilegrar sérstöðu, safnaðarstarf og hefðbundið menningarstarf innan skóla.
7. Sá kostnaður sem fallið hefur til fyrir lok umsóknarfrests vegna þess verkefnis sem sótt er um, er ekki styrkhæfur.
III. Framkvæmd verkefna og samskipti við styrkþega
12. Samningur
SSNE sem umsjónaraðili Uppbyggingarsjóðs, eða aðili í umboði þess, og styrkþegi gera með sér skriflegan samning sem m.a. kveður á um fyrirkomulag greiðslna, skil á skýrslum og eftirfylgni. Að öðru leyti ber styrkþega að veita umsjónaraðilum Uppbyggingarsjóðs upplýsingar um framkvæmd verkefnisins þegar og ef eftir því er leitað. Samningur skal undirritaður innan 6 vikna frá tilkynningu um úthlutun. Berist undirritaður samningur ekki innan fyrrgreindra tímamarka og sé ekki um annað samið sérstaklega fellur styrkvilyrði niður.
13. Greiðslur styrkja
1. Greiða má styrkvilyrði upp að 1 milljón kr. í tvennu lagi. Fyrri hlutann, allt að 50%, er heimilt að greiða þegar verkefnið hefst þ.e. við undirritun samnings eða síðar. Lokagreiðsla fer fram þegar verkefninu er lokið og styrkhafi hefur skilað fullnægjandi lokaskýrslu.
2. Styrkvilyrði vegna verkefnastyrkja sem eru hærri en 1 milljón króna greiðast út eftir framvindu verkefnis og skilum á framvinduskýrslu. Við undirritun samnings og upphaf verkefnis er þó heimilt að greiða allt að 30% samningsupphæðar. Heimilt er að greiða allt að 40% styrkupphæðar við skil á framvinduskýrslum. Lokagreiðsla fer fram að verkefni loknu þegar styrkhafi hefur skilað fullnægjandi lokaskýrslu.
3. Greiða má stofn- og rekstrarstyrki þannig að 80% styrksins greiðist við undirritun en 20% eftir að styrkþegi hefur skilað fullnægjandi lokaskýrslu.
Sé verkefnið ekki hafið innan þriggja mánaða frá undirritun samnings fellur styrkvilyrðið niður, nema fyrir liggi samkomulag samningsaðila um annað. Verði verulegar breytingar á verkefninu, án samþykkis úthlutunarnefndar, er styrkur afturkræfur að hluta eða öllu leyti. Allar beiðnir um breytingar þurfa að berast viðkomandi starfsmönnum SSNE fyrir 31. desember styrkárs. Þeim er heimilt að taka ákvarðanir um óverulegar breytingar. Óverulegar breytingar teljast t.d. seinkun verkloka fram í mars næsta árs og breyting á staðsetningu viðburða.
Framvindu- og lokaskýrslum skal skilað á þar til gerðu formi sem finna má á heimasíðu sjóðsins.
IV. Önnur ákvæði
14. Ábyrgð og hæfi
Umsækjandi ábyrgist að fullnægjandi leyfi séu fyrir framkvæmd verkefnisins og notkun heimilda ef þarf og ber ábyrgð á öllum þáttum verkefnisins. Styrkþegar skulu uppfylla hæfisskilyrði 2. mgr. 47 gr. laga nr. 84/2007 um opinber innkaup.
Þeir sem sitja í úthlutunarnefnd skulu gæta að hæfisreglum við ákvarðanatöku og víkja sæti ef fyrirliggjandi aðstæður eru til þess fallnar að draga úr trú á óhlutdrægni við val á verkefnum. Við mat á vanhæfi skal hafa til hliðsjónar ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 20 gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Sem dæmi, ef nefndarmaður er þátttakandi í umsókn þarf hann að segja sig frá umfjöllun um úthlutun viðkomandi styrkárs og þarf þá að kalla inn varamann.
Ef viðkomandi nefndarmaður eða fagráðsmaður er starfsmaður stofnunar eða fyrirtækis og umsókn frá starfsmönnum sömu stofnunar eða fyrirtækis er til umfjöllunar, verður að meta hversu náin tengsl eru við þá starfsmenn og/eða yfirmenn viðkomandi stofnunar. Þessi tengsl þurfa ekki nauðsynlega að leiða til vanhæfis. Nefndarmenn og fagráðsmenn eru ábyrgir fyrir því að koma auga á kringumstæður sem skapa þeim vanhæfi við að fjalla um umsóknir.
15. Trúnaður
Umsækjendum er heitið trúnaði varðandi umsóknir þeirra í samræmi við upplýsingalög. Birtur verður opinberlega listi yfir styrkþega, heiti verkefnis og styrkupphæð ásamt kynningartexta. Meðlimir úthlutunarnefndar skuldbinda sig til að eyða öllum gögnum sem þau hafa aðgang að vegna vinnu sinnar í úthlutunarnefnd eigi síðar en 90 dögum eftir að tilkynnt hefur verið um úthlutun úr sjóðnum hvert ár.
16. Endurskoðun
Verklagsreglur þessar skulu endurskoðaðar árlega.
Samþykkt 25.03.2015 af stjórn Eyþings og staðfest af stýrihópi Stjórnarráðsins 27.03.2015.
Endurskoðað og samþykkt af stjórn SSNE 30.09.2020, 13.10.2021 og 07.10.2022.
